Oktober 2018

HAMBURGER WIRTSCHAFT 10 / 18  IM FOKUS 71 ARBEITSWELTEN auch weniger offensichtliche Stolperfallen: Wer zu viel Gegenlicht hat, ist nicht mehr zu sehen, bei wem es zu stark hallt, nicht zu hören. Vorsicht, Mikrofon! Auch das Tippen auf der Tastatur oder das Klappern von Kaffeetassen stört den Ab- lauf – abwertende Kommentare über Teil- nehmer oder das Meeting beeinträchtigen mindestens die Beziehung zu Kollegen zum Chef. „Ich sage immer wieder: ‚Stellt euch auf stumm, wenn ihr gerade nicht sprecht‘. Denn immer mal wieder nimmt jemand nebenbei einen Anruf an“, sagt Carola Kaurisch. Vorsicht, Technik! Damit technische Hürden nicht alle ge- wonnene Zeit wieder auffressen, rät Kau- risch: „Man sollte zeitlichen Vorlauf ein- planen und sich rechtzeitig einwählen, so dass es pünktlich losgehen kann.“ Und es sollte immer einen Plan B geben: So kann ein Handy auf Lautsprecher die ruckelnde D ie Gesprächspartner erscheinen auf dem Bildschirm, den Kaffee muss sich jeder selbst kochen: Bei mehr als der Hälfte der deutschen Unter- nehmen öffnet sich die Tür zum Konfe- renzraum immer öfter digital. Die Vorteile überzeugen, denn Reise- und Übernach- tungskosten entfallen, und es müssen keine Räume gebucht werden. Dennoch läuft nicht jede virtuelle Konferenz rei- bungslos. Silke Nevermann und Carola Kaurisch haben es sich zur Aufgabe ge- macht, das zu ändern. Für den Handels- kammer Hamburg Bildungs-Ser vice (HKBiS) geben sie „Virtual Conference Coachings“ – und hier verraten sie schon einmal ein paar Stolperfallen und die bes- ten Tipps. Vorsicht, Chaos! Das A und O ist eine gute Planung. Die Ausrichter des Meetings sollten eine klare Struktur, Regeln und Rollen verteilen. Zum Beispiel die des Moderators, der das Wort erteilt, wenn alle durcheinanderreden. Für alle Teilnehmer gilt: Langsam sprechen, ausreden lassen, vor einem Redebeitrag seinen Namen nennen und andere Teil- nehmer mit Namen ansprechen, wenn man sich an sie richtet. „Bewährt hat sich auch die 1-5-90-Regel: Das Meeting sollte nur einen Anlass haben, alle fünf Minuten soll es eine Interaktion geben (beispiels- weise sollen alle etwas auf das interaktive Whiteboard schreiben) und es soll maxi- mal 90 Minuten dauern“, so Silke Never- mann. Vorsicht, Kamera! Gerade wer imHomeoffice sitzt, sollte im Kopf haben, dass die Kamera läuft und alle die Berge von Bügelwäsche oder drecki- gemGeschirr sehen können. Doch es gibt Maria Zeitler redaktion@hamburger-wirtschaft.de Telefon 36138-563 Gutes Licht und keine Bügelwäsche Virtuelle Videokonferenzen sparen eine Menge: Zeit, Planung, Räume und Reisekosten. Doch manchmal funktioniert es nicht. Zwei Profis erklären die Fallstricke, und wie man sie umgeht. 29. Oktober: „Virtuelle Konferenzen im Unternehmen oder Home-Office“ Weitere Infos/Buchung unter hkbis.de Kursangebot der HKBiS Tonspur ersetzen, bei zu schlechter Inter- netverbindung wird einfach auf die Bild- spur verzichtet. Vorsicht, Ablenkung! Ohne persönliche Begegnung und Small Talk fühlt man sich weniger zur Aufmerk- samkeit verpflichtet. Deshalb muss der Gastgeber des Meetings immer wieder zur Aufmerksamkeit mahnen – aber auch der Teilnehmer sollte sich im eigenen Intere­ sse voll demGeschehen widmen, denn wer virtuell effektiv zusammenarbeitet, spart richtig viel Zeit.